Privacyverklaring

Het onderstaande privacybeleid is van toepassing op alle sitebezoeken, transacties en overeenkomsten met TRUVA Registeraccountants & Belastingadviseurs, hierna genaamd ‘TRUVA’.

1. Bescherming van uw persoonsgegevens

Wettelijk kader

Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat wij zorgvuldig omgaan met de door hen verstrekte persoonsgegevens. Wij hebben een privacybeleid dat in overeenstemming is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit beleid komt tot uiting in overeenkomsten, gedragsregels en beveiligingsmaatregelen.

Beginselen verwerking

TRUVA volgt de wettelijke beginselen voor verwerking van persoonsgegevens:

• Rechtmatig, behoorlijk en transparant
  De verwerking van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats volgens de wettelijke eisen. TRUVA informeert betrokkenen op passende wijze over het gebruik van persoonsgegevens.
• Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden
  Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van een wettelijke grondslag, een overeenkomst of toestemming.
• Niet meer of langer dan noodzakelijk
  Er worden niet meer gegevens verwerkt dan noodzakelijk. Gegevens worden verwijderd zodra deze niet meer nodig zijn.
• Juist, actueel en vertrouwelijk
  Persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld en regelmatig gecontroleerd op juistheid. Medewerkers en leveranciers zijn gebonden aan geheimhouding.
• Passende technische en organisatorische beveiliging
  TRUVA heeft passende maatregelen genomen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.

2. Welke persoonsgegevens gebruikt TRUVA?

TRUVA verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor haar dienstverlening en bedrijfsvoering. Hieronder vallen onder andere:

• Naam
• Voornaam
• Voorletters
• Titulatuur
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• E-mailadres
• Telefoonnummer(s)

Daarnaast kunnen aanvullende persoonsgegevens worden verwerkt indien dit noodzakelijk is voor een overeenkomst of wettelijke verplichting.

Bijzondere persoonsgegevens

Voor belastingaangiften, toeslagen, subsidieaanvragen en salarisadministratie verwerkt TRUVA wettelijk verplichte gegevens zoals het BSN. Ook kan een kopie identiteitsbewijs noodzakelijk zijn voor fiscale verplichtingen en de Wwft.

Gevoelige persoonsgegevens

Financiële rapportages, belastingaangiften, loonstroken, adviesdossiers en inloggegevens worden beschouwd als gevoelige persoonsgegevens. Hiermee wordt uiterst zorgvuldig omgegaan.

3. Waarom gebruikt TRUVA persoonsgegevens?

TRUVA verwerkt persoonsgegevens voor:

• Het uitvoeren van overeenkomsten.
• Het leveren van accountancy- en adviesdiensten.
• Personeels- en salarisadministratie.
• Financiële administratie.
• ICT-beheer en beveiliging.
• Wettelijke verplichtingen.

De belangrijkste grondslag is de uitvoering van een overeenkomst. Daarnaast geldt verwerking vanwege wettelijke verplichtingen zoals fiscale wetgeving en de Wwft.

4. Dienstverlening door derden

TRUVA werkt samen met leveranciers van software, ICT-systemen, archiefbeheer, adviseurs en andere dienstverleners. Indien deze partijen toegang hebben tot persoonsgegevens worden passende verwerkersovereenkomsten gesloten.

5. Verstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden nooit zonder toestemming verstrekt aan derden, tenzij hiervoor een wettelijke verplichting bestaat.

Voorbeelden hiervan zijn controles door:

• Belastingdienst
• FIOD
• AFM

Belastingaangiften en financiële rapportages worden uitsluitend verzonden met toestemming van de betrokkene.

6. Uw rechten

Informatie

U heeft recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Inzage

U kunt verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die TRUVA van u verwerkt.

Rectificatie of gegevenswissing

Onjuiste gegevens kunnen worden gecorrigeerd. U kunt tevens verzoeken om verwijdering van gegevens voor zover wettelijke verplichtingen dit toelaten.

Beperking en bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens of verzoeken de verwerking te beperken.

Verzoeken kunnen schriftelijk of per e-mail worden ingediend. TRUVA kan uw identiteit controleren voordat gegevens worden verstrekt.

7. Beveiliging

TRUVA neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Alle medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding. Ook leveranciers moeten voldoen aan dezelfde beveiligingseisen.

8. Inbreuk op de beveiliging

Ondanks alle maatregelen kan een datalek nooit volledig worden uitgesloten. Bij een beveiligingsincident worden direct maatregelen genomen. Indien wettelijk verplicht wordt melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

9. Vragen en klachten

Voor vragen, informatieverzoeken of klachten over privacy kunt u contact opnemen met het privacyteam van TRUVA. TRUVA reageert zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

TRUVA behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op de website. Wij raden aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.